01
写下当前状态与期望结果
先不急着想怎么做，把“现在是什么样”和“希望变成什么样”分两段写下来。当前状态尽量写事实，例如已有的资料、已经做过哪些尝试；期望结果写判断标准，例如希望对方看完能明白什么、能做出什么决定。
产出物：一段不超过两百字的需求描述。
合作准备：把需求整理成一份可沟通的材料
合作准备不是填写一份提交表格，而是在沟通之前，把自己想达到的结果、能提供的条件和希望确认的问题写清楚。材料越具体，第一次沟通就越省时间，也更容易判断这件事是否值得往下推进。
完成目标
整理完之后，你应该能拿着一页纸，向对方讲清楚三件事，而不需要边讲边回忆。
-
说清想解决什么
用一两句话描述当前状态和希望达到的状态，避免只写“想合作”“想了解一下”这类无法判断方向的说法。
-
说清已经具备什么
把已有的资料、时间安排、内部可决策的人、可配合的部门列出来，让对方知道推进的现实条件。
-
说清希望确认什么
把最想先弄明白的问题排在前面，例如适用范围、需要哪些材料、哪一步由谁配合，而不是一次抛出十几个问题。
所需条件
下面两列说明开始沟通前哪些东西值得先有、哪些不必提前准备。前者能提高第一次沟通的效率，后者则常常让人误以为门槛很高。
需要准备的事项
- 一段具体的需求描述 ：写清对象、场景和期望结果，三到五句即可，不必写成方案。
- 可联系与可决策的人 ：明确谁负责对接、谁能在关键节点上做决定，减少来回转述。
- 已有的相关资料 ：现有的说明文档、过往记录或素材清单，有什么带什么，不必重新制作。
- 大致的时间预期 ：说明希望什么时候启动、哪些时间点不能动，方便判断节奏是否匹配。
无需先准备的事项
- 不需要完整方案 ：方案通常在沟通中逐步明确，提前写死反而容易偏离实际条件。
- 不需要预算报价单 ：本站不提供价格信息，具体事项以双方沟通确认为准。
- 不需要专业术语 ：用日常说法描述清楚即可，术语可以在沟通中统一。
四个准备步骤
按顺序走一遍，每一步都留下可以给对方看的东西。步骤之间没有严格的时间要求，但跳过前两步，后面很容易反复。
02
对照场景确认自己属于哪一类
企业客户和个人客户在关注点上差别明显：前者更在意内部协作与责任划分，后者更在意个人时间安排与结果形式。先到 场景对照 确认自己更接近哪一类，再决定重点准备哪些材料。
产出物：一句场景判断，说明自己属于哪类情形、依据是什么。
03
整理已有材料并标注缺口
把手头已有的文档、记录、素材列成清单，逐项标注“已有”“部分具备”“暂缺”。缺口不必马上补齐，但要写清楚缺口是什么，这样沟通时可以直接讨论由谁补、什么时候补。
产出物：一份材料清单，含状态标注与缺口说明。
04
列出最想先确认的问题
把问题按优先级排序，只保留前三到五个。问题尽量写成可以被回答的形式，例如“这类需求通常需要哪些材料”，而不是“你们能做什么”。能力范围可以先去 能力清单 自行核对，减少重复提问。
产出物：一份三到五条的问题清单，按优先级排列。